Tietosuojaseloste

1. TIETOSUOJASELOSTEEN NIMI
Turunmaan Kennelyhdistys – Åbolands Kennelförening ry.:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumanjärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste. 
 
2. REKISTERINPITÄJÄ JA KOTIPAIKKA
Turunmaan Kennelyhdistys-Åbolands Kennelförening ry. Turku 
 
3. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Nimi:  Erica Nyman 
Tehtävä: jäsensihteeri 
Sähköposti: jasensihteeri.tky@gmail.com 

4. REKISTERÖIDYT
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien, sen entisten jäsenien, sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja.  Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen johtokunnan jäsenet käsitellessään jäseniä koskevia asioita. Yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä on myös käytettävissään jäsentietoja ja muita henkilötiedoiksi luokiteltavia tietoja siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista. 
 
5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta. Henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä. Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste. 
 
Jäsenrekisteriä ei hyödynnetä suoramarkkinoinnissa 
 
6. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja, sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja. 

Käsiteltäviä tietoja ovat: 

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero 
• Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji, sekä jäsenyyden kesto. 
• Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietojen käsittelyperusteen täyttyessä.
• Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä                                                      

7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ
Yhdistyksen verkkopalveluissa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toteutus sekä parannetaan palvelun turvallisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. 

 Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella yhdistys voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös yhdistyksen ja sen viestinnän ja tiedotuksen kohdentamisessa sekä tiedotustoimenpiteiden optimoinnissa. 
Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia yhdistyksen verkkosivuston palveluita voi käyttää. 
 
8. REKISTERIN TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään, heidän suostumuksella. 
 
9. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. 
 
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmien toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 
 
Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen. Tiedot luovutetaan konekielisessä muodossa, tapauksesta riippuen turvallisen teknisen käyttöyhteyden kautta. 
 
10.  REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET 
Henkilötietorekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.  Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla   käsiteltäviä henkilötietoja siirretään ainoastaan yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa, joiden tietoturvallisuus on varmistettu sopimuksin yhteistyökumppaneiden kanssa. Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen luottamushenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti ja käsittelijöiden kanssa on sovittu asiasta kirjallisesti henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten muodossa. 
 
11. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei siirretä 
 
12. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä.   Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim. sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää poistettuja tietoja varmuuskopioissa. 
 
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja. 
 
13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti millon tahansa:  
 - saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojensa poistamista  peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle. Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti ja 
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

14. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 
 
15. YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 3. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen / sähköpostiosoitteisiin. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja. 
 
16. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen johtokunnan kokouksessa  19.6.2023.